Büroordnung MD

Ordnung muss sein – vor allem die Büroordnung, wenn es ums Arbeiten geht. Wenn Unterlagen ständig verschwinden, weil sie nicht korrekt abgeheftet wurden, wenn Termine vergessen werden, weil sie nicht korrekt notiert wurden und wenn die Ordnerstruktur auf dem Server durcheinander ist und keiner weiß, wo sich welche Dokumente befinden, macht es Sinn, einmal gründlich aufzuräumen. So werden nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern es kann gleichzeitig der Gewinn gesteigert werden.

Entweder macht man sich selbst Gedanken über eine mögliche Optimierung der Unordnung – hilfreich wäre es, das Team dabei einzubinden – oder man beauftragt jemanden, der sich damit auskennt. So gibt es zahlreiche Büro-Profis, die bei der Arbeitsplatzorganisation helfen können. Sie schaffen ein übersichtliches Ablagesystem für Papierunterlagen und Computerdateien, ein Wiedervorlagesystem, sie sorgen für eine ordentliche Terminierung und ein Aufgabenmanagement. Darüber hinaus sortieren sie die Unterlagen, bereiten die Buchhaltung vor, führen effektive Arbeitstechniken und ein sinnvolles Zeitmanagement ein, legen Tabellen, Formulare und Vorlagen als Word- und Exceldokumente an, die die Arbeit später erleichtert, kümmern sich um ein gutes Email- und Dokumenten-Management und archivieren die wichtige Dinge digital.

Vor allem für Existenzgründer ist es wichtig, jemanden zur Seite zu haben, der einem beim Aufbau einer Bürostruktur hilft. Erscheint zu Beginn alles noch leicht und übersichtlich, weil es vielleicht noch nicht so viele Kunden gibt, kann sich das Ganze schnell wenden. Die Kunden werden mehr, es gibt mehr Unterlagen, mehr Mitarbeiter, mehr Termine, es gibt generell mehr zu organisieren. Und schon herrscht Chaos: Verabredungen werden nicht eingehalten, weil sie nicht aufgeschrieben wurden, Dokumente werden gesucht und wichtige Unterlagen fehlen, weil sie im Papierstapel verschwunden sind. Dabei sind Fragen wie: Welche Schriftstücke muss ich aufheben? Wo sammele ich sie, damit ich sie wiederfinde? Wie sieht eine professionelle Ablage aus und warum braucht man eine professionelle Ablage? Wie lange dauert es, das Chaos zu ordnen?

Wer sich dazu entschließt, Ordnung in sein Büro zu bringen, der spart Zeit und Geld. Denn wenn die Unterlagen erst zusammengesucht werden müssen, braucht das jede Menge Zeit. Zeit, die viel effektiver genutzt werden könnte, entweder durch richtige Arbeit oder durch Feierabend. Wer jemanden hat, der den Papierkram erledigt, kann durch Ordnung und Struktur auch dort Arbeitszeit und somit Personalkosten reduzieren.

Doch nicht nur in einer Firma, sondern auch im Privathaushalt ist es wichtig, dass man weiß, wo man was abgelegt hat. Dabei ist es relativ gleich, ob es sich um wichtige Gebrauchsanweisungen, um die Papiere für die Kinder, vom Haus oder der Wohnung, um Versicherungspolicen oder Dokumente für das Finanzamt handelt. Vor allem, wenn die Steuererklärung ins Haus steht, muss man dann jede Menge Zeit ins Suchen investieren.

Wer es nicht mag, jemand Fremdes mit den vertraulichen Unterlagen arbeiten zu lassen, der kann auch ein Seminar besuchen. Denn auch da gibt es vieles zu erfahren, was weiterhilft. So gibt es Seminare, bei denen es um Büroorganisation, Zeitmanagement und Arbeitstechniken geht. Mithilfe eines solchen Seminars kann die innerbetriebliche Kommunikation gefördert und verbessert werden. Wenn das gesamte Mitarbeiterteam an einer solchen Fortbildung teilnimmt, dann kann das neu gelernte schnell und effektiv umgesetzt werden.